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  • 八个“锦囊”,让你的公文简洁明了!
    发表时间:2019-09-05 来源:共产党员微信公众号
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      公文用语具有较强的政治性、政策性、指导性和实用性,因此公文的语言必须简明扼要,切忌长篇大论。

      同时,也要注意不要由于片面追求简练,而使文义不能得到完整、准确的表达。

      那么,怎样才能做到行文的简明呢?我们可以从以下几个主要方面入手:

      01 开门见山,直陈其事,不要兜圈子 

      撰写公文,不必像文学作品那样,还需要做个铺垫或者设置谜题,引人入胜,我们只需开门见山,直截了当写明公文的主要内容即可。

      例如:“《实施意见》的出台,是落实省委省政府工作要求、营造“政策最优、成本最低、服务最好、办事最快”环境的必然要求?!妒凳┮饧返某鎏?,就是通过建立健全?;て笠导液戏ㄈㄒ?、激发优秀企业家精神的政策体系,给企业家吃下定心丸、注入强心剂,让企业家轻装上阵、放手发展?!?/p>

      这种写法就开宗明义直截了当地点出《实施意见》的重要作用及意义价值。

      02 使用规范化简称 

      凡不是人人周知或只在特定领域、特定人群中使用的简称,首次出现的时候要全称,以后再出现就可以用简称。

      例如:“加州”是“加利福尼亚州”的简称,首次出现就需要用全称,“加利福尼亚州(下称加州)”。

      另外,使用简称要使用约定俗成的规范用法,例如中纪委、中组部等。

      03 多用陈述句、祈使句 

      公文是实用性极强的文体,为了直接说明情况、提出要求,这就需要在公文中常采用陈述句和祈使句,因为这两种句式能增强语言的表意功能,并且使人一看就明白,做到了文字简洁明白,干净利落。

      例如:当撰写报告、交代问题时,尽量使用陈述句,将问题表达清晰;

      当布置任务,传达精神的时候,应尽量使用祈使句,动词开头,说明具体怎么做。

      换句话说,上行文应尽量使用陈述句,下行文尽量使用祈使句。而对于描写的句子,带有个人感情的疑问句或感叹句应该尽量少用或不用。

      04 围绕主题,删繁就简 

      公文的实用性要求公文语体要讲求效率,力争做到“益一字则文赘,损一字则意阙”的境界。

      同时,由于公文主旨和观点的需要及文种的不同要求,材料应详略得当。否则让人感到内容拉杂,不得要领,反而掩盖主旨。

      例如:写“请示”常常容易犯的一个错误是把“请示”的缘由写得过于具体、繁杂,使具体“请示的事项”反而不突出。

      有的人甚至认为“请示的缘由”写清了,“请示的事项”不用写自然就明白了,这也是一个误区。

      “请示”最核心的就是把“请示的事项”写得具体、明白。

      05 精炼词语,句子成分共用 

      在公文语体中可以采用句子成分共用的形式,避免很多重复词语,使语意的表达显得非常简洁。

      例如:“中华民族是一个有着悠久文明历史的民族,中华民族是一个勤劳勇敢的民族,中华民族是一个富于创造精神的民族?!?/p>

      可以把以上三个小句中的谓语成分集中起来,共用一个相同的主语和宾语:中华民族是一个有着悠久文明历史、勤劳勇敢和富于创造精神的民族。

      这样句子就显得语意集中,句式紧凑,更便于理解。但运用成分共用要注意瞻前顾后,词语搭配合理。

      06 恰当运用古词语 

      大量的古语精华正合乎公文语言简洁凝练表意确切的要求。当我们阅读古代典籍的时候,那些至今生命鲜活的精粹古语就会扑面而来。

      例如:孔子的《劝学》中的“温故知新”“见贤思齐”“不耻下问”;

      《孟子》中的“天时”“地利”“人和”“苦其心志”“浩然之气”;

      魏征《谏太宗十思书》中的“居安思?!薄敖渖菀在伞?,诸如此类不胜枚举。

      如果把这些古词语恰当运用到公文中,不仅使文章表达精练,而且还增加了文章的文化底蕴。

      另外古语词一两个字、几个字往往可以表达极为丰富的内容,这些特点正好切合了公文语体对语言词汇的要求。因而在公文中恰当使用古词语是必要的。

      同时也要充分认识到古语词的某些缺陷,在使用时必须遵循时代性原则和意义明确原则。

      07 使用公文专用语 

      公文专用语一般都有特定的含义,在长期写作实践中形成了言简而意丰的特点。这些专用语都是约定俗成的,在公文语言表达上十分凝炼简明,在公文写作中可适当运用。

      例如:一篇“请示”的结束用语常常是“当否(妥否),请批复”,这样就比“是不是妥当,请给予指示,我们好按照指示去办理”要简炼的多。

      又如在公文中经常出现的词“收悉”“妥否”“鉴于”,分别表示“收到并且了解”“不知是否妥当”“考虑到”,这些专用语的运用不仅使语言简洁精炼,而且也不会出现理解上的障碍。

      能起到简练作用的公用专用语汇大致有以下几个方面:

      开头用语:兹(兹有、兹经、兹因、兹由……),据(据悉、据查、据了解、据反映、据核实……),经(经查明、经研究、经审查、经会议讨论通过……) 等。

      称谓用语:本(本部……)、贵(贵店……)、该(该公司……)等等。表态用语:同意、照办、即办、当即执行、坚决贯彻等等。

      引叙用语:闻(欣闻、倾闻……),悉(欣悉、惊悉……)等等。谦敬用语:承蒙协助、承蒙惠允、不胜感激、不胜荣幸、大力协助等。

      总结用语:总之、综上所述、据此、对此、为此等。希望用语:希(希予、希将……)、请(务请、拟请……)等等。

      结束用语:此(此令、此复……)、特此(特此通知、特此通报、特此函达……),希、望、盼(希遵照执行、望贯彻落实、盼即妥善处理、盼复……)等。

      08 明确语意,凝炼句子,力戒重复 

      比如一篇关于新闻发言人的《意见》初稿中有一段:

      “明确新闻发言人工作范畴。要保障新闻发言人正??构ぷ?,确保其能列席重要会议、阅读重要文件、参与重大事件处置,了解全面情况,及时获取第一手资料,掌握重要信息,为新闻发布作好相关准备。要为新闻发言人开展工作创造条件,进一步规范新闻发言人的权责,为新闻发言人敢说话、愿说话、善说话创造相对宽松的工作环境。让新闻发言人进入知情圈、决策圈、行动圈。新闻发言人应能参加重要会议、阅读重要文件,可向本单位主要负责同志建议开展新闻发布活动的时机、内容、形式和人选?!?/p>

      这段中,重复的、不必要的意思颇多,“让新闻发言人进入知情圈、决策圈、行动圈”的提法也不确切。

      应修改为:“明确新闻发言人工作范畴。要保障新闻发言人正??构ぷ?,确保其列席重要会议、阅读重要文件、参与重大事件处置,了解全面情况,及时获取第一手资料,掌握重要信息。新闻发言人可向本单位主要负责同志建议开展新闻发布活动的时机、内容、形式和人选?!闭庋苊饬四谌葜馗?,语言也比较简洁。

    网站编辑:赵丹阳

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